Thuis op kantoor: 7 tips voor de inrichting van je bedrijfspand

Veel ondernemers beginnen hun bedrijf aan de keukentafel, huren vervolgens een flexplek of werken in koffietentjes. Wanneer je meer klanten krijgt neem je niet alleen mensen aan, maar verruil je de keukentafel vaak voor een professionelere werkplek. Dat brengt ook leuke uitdagingen met zich mee, zoals het inrichten van je nieuwe bedrijfspand. Het visitekaartje van je onderneming en de plek waar jouw medewerkers veel tijd doorbrengen. Toch kan het lastig zijn om de juiste kantoorinrichting te vinden die past bij wat je wilt uitstralen. Hoe creëer je fijne werkplekken en waar let je op bij het aanschaffen van kantoormeubelen? New10 begon ook als startup en wij delen onze eigen ervaringen en handige tips voor het inrichten van je bedrijfspand.

Tip 1. Bepaal je interieurstijl & wensenlijst

Bij het inrichten van je kantoor kijk je niet alleen naar functionaliteit, het is deels ook een smaakkwestie. Industrieel, speels, modern, bohemian: je kunt allerlei kanten op met meubels en accessoires. Ga op zoek naar de stijl die past bij je onderneming en uitstraalt waar je voor staat. Begin met het maken van een moodboard: knip en plak afbeeldingen van sfeer, interieur, meubels en kleur. Daarnaast is een lijst met functionele wensen onmisbaar voor je begint aan de inrichting. Wil je creativiteit of samenwerking stimuleren en hoe kan je kantoorruimte hieraan bijdragen? Vraag je medewerkers ook om hun wensen: wat hebben zij nodig om hun werk goed uit te voeren? Bij New10 stuurde elk team een afgevaardigde voor het comité wat een moodboard voor onze inrichting maakte.

Tip 2: De kracht van een goede indeling

Binnen je onderneming heb je misschien wel medewerkers met uiteenlopende functies en werkzaamheden. Van customer servicemedewerkers, accountants tot adviseurs, voor iedere medewerker wil je ideale werkomstandigheden creëren. Daarom is een goede indeling van de ruimte van belang.

Denk aan zonering & geluid

Basisregel is dat teams bij elkaar zitten op de werkvloer, maar kijk ook naar functies met gelijksoortige werkzaamheden. Zo kun je bijvoorbeeld één deel van het kantoor inrichten voor alle medewerkers die veel aan de telefoon zitten. Schets een goede indeling die ervoor zorgt dat medewerkers elkaar makkelijk kunnen vinden. Grote open werkplekken zijn minder bevorderlijk voor concentratie en overleg. Zonering van de kantoorruimte is dus ook een goed idee; bepaal waar mensen lawaai kunnen maken en welke plekken concentratiezones zijn. Ook ontspanning op de werkvloer kun je stimuleren door een gezellig zitjes, een fijne keuken of een speelruimte met games of tafelvoetbal zoals veel startups hebben.

Tip 3: Vloerenplan: flexibele werkplekken?

Tegenwoordig kiezen steeds meer bedrijven voor kantoortuinen met flexibele werkplekken. Je vergroot je netwerk en bent flexibel doordat je steeds ergens anders zit. Toch zijn er ook voordelen aan vaste werkplekken. Een eigen plek staat voor veel mensen gelijk aan een eigen identiteit in de onderneming. Het geeft medewerkers niet alleen een veilig en prettig gevoel, maar zorgt voor minder afleiding en verhoogt daardoor de productiviteit ontdekte psychologen. Bij New10 merkten we verschil in voorkeuren tussen functies. Onze IT’ers zijn erg gehecht aan een vaste werkplek en sales medewerkers willen liever flexibel. Ga het gesprek aan om te kijken wat de voorkeur is van jouw teams.

Tip 4: Check of je inrichting aftrekbaar is

Goed nieuws, veel kosten die gerelateerd zijn aan je werkplek of kantoorruimte zijn aftrekposten. Vaak kun je de huur, verbouwingskosten, inrichtingen en afschrijvingen van apparatuur en benodigdheden aftrekken van de inkomsten van je onderneming. Check dit van tevoren want dit betekent extra budget voor jouw kantoorinrichting. Via deze link vind je meer informatie over wat je kunt aftrekken.

Tip 5: Ga voor doe-het-zelven of uitbesteden

Een complete inrichting zelf uitzoeken en aanschaffen kan een vrij tijdrovende klus zijn. Dit hangt ook erg af van de grootte van je bedrijfspand. Wanneer je wat meer budget hebt en een grote ruimte moet inrichten kun je ervoor kiezen om een interieurdesigner in te huren. Een professional kan je als ondernemer heel veel werk uit handen nemen. Ze helpen je met een goede analyse van je bedrijf en geven advies wat daarbij past. Daarnaast kunnen ze vaak kantoormeubelen en accessoires bestellen tegen lagere tarieven en ontzorgen je bij het bestel- en opvolgproces.

Tip 6: Slim kiezen voor kantoormeubelen

Een belangrijke investering is het aanschaffen van goede kantoorstoelen en bureaus.Een ergonomische inrichting betekent dat je aandacht besteedt aan de houding en het welzijn van je medewerkers. Kies voor kantoormeubilair dat verstelbaar is, zodat je medewerkers het kunnen aanpassen naar de gewenste hoogte. Tegenwoordig zijn er ook veel handige tools beschikbaar die blessures voorkomen, zoals armleggers, speciale laptopstandaarden, muizen en een lumbaalsteun. Afwisselend staand werken doen verhoogt de energie en productiviteit, dus ook zit-stawerkplekken nemen ook toe in populariteit. Ook wanneer je andere kantoormeubels aanschaft, let dan op of het geen schadelijke houding veroorzaakt bij je medewerkers.

Overweeg tweedehands kantoormeubelen of kies voor leasen

In plaats van meteen een volledig nieuwe inboedel aanschaffen, kun je ook kiezen voor tweedehands meubels en accessoires. Bij hergebruik kun je ook denken aan het opnieuw inzetten van bepaalde elementen of ‘oude’ meubels omvormen tot iets nieuw. Kiezen voor tweedehands is niet alleen wat goedkoper, maar ook een stukje duurzamer en het zorgt voor een eigentijdse look. Tegenwoordig zijn er ook steeds meer bedrijven in de interieur branche die meubels verhuren of leasen, je betaalt zolang je het gebruikt en het meubilair blijft eigendom van de verhuurder. Vooral als het nog onzeker is hoe hard je groeit is leasen een slimme keuze, je bent flexibel en kunt makkelijk extra meubilair lenen.

Tip 7: Boost productiviteit met planten

Planten op kantoor zorgen niet alleen voor meer sfeer, ze hebben ook een positief effect op het welzijn van mensen. Dit onderzoek ontdekte dat medewerkers beter presteren en hun geheugen verbeterd als ze direct zicht hebben op planten. Om dit effect te realiseren heb je minstens één plant per vierkante meter nodig.

Tip: Soms heb je tijdelijk extra financiële ruimte nodig voor grote investeringen zoals je interieur en kantoormeubelen. New10 kan je helpen met zakelijke financiering, bekijk de mogelijkheden hier.