Back to office: in 5 stappen je bedrijf klaarstomen voor de heropening

Wat is een goed moment om je bedrijf of kantoor te heropenen? Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers veilig en op afstand kunnen werken? Als ondernemer sta je voor belangrijke beslissingen nu de coronamaatregelen versoepeld zijn en we ons opmaken voor de nieuwe 1,5 meter realiteit. Ook bij New10 zijn we druk bezig met de voorbereidingen om terug te keren naar kantoor. In dit artikel lees je over onze aanpak en tips om de heropening van je bedrijf vorm te geven.

1. Gefaseerde aanpak en een nieuwe kantoorindeling

Niet alle bedrijfs- en kantoorruimtes zijn geschikt om met een voltallig team op 1,5 meter afstand te werken. Om de veiligheid te waarborgen werken we bij New10 met een gefaseerde aanpak. We beginnen in fase 1 met het beleid dat 25% van de medewerkers terug mogen naar kantoor, vervolgens gaan we in fase 2 naar 40% van de bezetting om uiteindelijk terug te kunnen gaan naar 100%. Om dit te organiseren hebben we het hele bedrijf opgedeeld in groepen die op verschillende momenten naar kantoor mogen. Groep A mag op kantoor werken in de oneven weken, Team B in de even weken. In welk subteam je als medewerker zit, A1 of bijvoorbeeld A2, bepaald welke dagen van de week je op kantoor kan zijn.

Bekijk ook wat je moet aanpassen om van je bedrijfsruimte een veilige werksituatie te maken waar je team op veilige afstand kan werken. Bereken de maximale bezetting in totaal én per bedrijfsruimte. Op basis van deze berekening kun je ook een aangepast vloerenplan maken. Bij New10 houden we aan dat er per blok 2 bureau's bezet mogen zijn, in plaats van 6 bureau's voorheen.

2. Implementeer looproutes en eenrichtingsverkeer

Om te zorgen dat iedereen de aanbevolen afstand op kantoor bewaart is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de werkplekken. Plaats strepen op de vloer op de drukke punten in de ruimte, zoals de printer of de koffiemachine. Huur je een ruimte? Maak dan ook afspraken met de verhuurder over het extra reinigen van bijvoorbeeld trappenhuizen, liften en wc’s. Voorkom dat mensen elkaar onnodig kruisen, door zoveel mogelijk éénrichtingsroutes op kantoor te implementeren. Bij New10 hebben we nieuwe looproutes aangegeven door middel van stickers met pijlen op de vloer.

3. Zorg voor schoonmaakstations en een clean desk policy

Hygiëne is een essentieel onderdeel van het coronabeleid van New10. Denk goed na hoe je regelmatige schoonmaakroutines kunt stimuleren bij je medewerkers. Zo hebben we op alle beschikbare bureaublokken desinfecterende gel en reinigingsdoekjes neergezet. Niet alleen op de werkplekken vind je handgel, maar ook op centrale punten zijn extra schoonmaakstations gecreëerd. Daarnaast hebben we binnen New10 een clean desk policy geïntroduceerd. Dit betekent geen persoonlijke spullen op de bureaus. A lle bureaus zijn flexplekken geworden en we vragen medewerkers om aan het eind van de dag de werkplek schoon achter te laten. Zo kan je collega de volgende werkdag aan een schoon bureau zitten.

4. Maak de nieuwe regels visueel

Zonder duidelijke, regelmatige communicatie over het nieuwe beleid, is de kans groot dat de maatregelen snel naar de achtergrond verdwijnen. Maak je medewerkers onderdeel van het plan door regelmatig een update te geven in videocalls. Zorg ook dat alle informatie en coronamaatregelen eenvoudig terug te lezen is op een gezamenlijke online omgeving. Ten slotte is het belangrijk om het beleid op kantoor of in je bedrijfsruimte visueel te maken. Om je medewerkers te helpen herinneren aan het nieuwe beleid kan het helpen om bordjes of stickers op te hangen. Bij New10 hebben we stickers met de RIVM-maatregelen laten maken en deze verspreid over alle ruimtes neergehangen.

5. Verplicht mensen niet te komen

Afgelopen maanden hebben de meeste ondernemers gemerkt dat op afstand werken niet ten koste hoeft te gaan van productiviteit. Belangrijk onderdeel van onze New10 back to office strategie is dat we niemand verplichten om naar kantoor te komen. Medewerkers kunnen zelf beslissen of ze drukke plekken zoals het OV willen vermijden. Kwetsbare groepen zoals mensen met ziektes en gezondheidsklachten, zwangere vrouwen en mensen die in het buitenland geweest zijn kunnen niet naar kantoor komen. Bekijk wat het beste bij jouw situatie past en ga het gesprek aan met je team: voelen ze zich comfortabel genoeg om terug naar kantoor te gaan? Ons advies is om medewerkers waar mogelijk de vrijheid te geven om zelf in te vullen waar ze deze periode willen werken.