Boekhouden voor ondernemers: 5 onmisbare gewoontes om cashflow op peil te houden

Rondslingerende bonnetjes, facturen en dossiermappen: veel ondernemers doen zelf hun boekhouding en nog lang niet altijd digitaal. Hoe harder je bedrijf groeit, des te belangrijker het is om je cijfers op orde te hebben en continu je cashflow in de gaten te houden. Tijd om je administratie eens goed onder de loep te nemen. Met goede boekhoudgewoontes voorzie je op tijd grote uitgaves of cashflow problemen. Ook kun je met een degelijke boekhouding makkelijker financiële analyses doen die je inzicht geven in de gezondheid en prestaties van je onderneming. Met deze 5 handige boekhoudtips zorg je dat jouw cashflow op peil blijft en je zorgeloos kunt ondernemen.

1. Monitor je zakelijke rekening dagelijks

Maak er een gewoonte van om dagelijks de uitgaven en inkomsten van je bedrijf te checken. Zorg dat je een zakelijke rekening of creditcard hebt die alleen voor bepaalde inkomsten of uitgaven bestemd is. Bij de meeste banken kun je ook categorieën aanmaken in je zakelijke rekening of account waardoor je meteen ziet wat de belangrijkste uitgaven en kostenposten zijn voor je bedrijf. Een handig digitaal opbergsysteem voor je bank- en creditcardafschrijvingen, bonnetjes, facturen en abonnementen helpt ook om overzicht te houden.

2. Meer inzicht met een maandelijkse financiële rapportage

Weten of je bedrijf of koers loopt in het behalen van de doelen, groei realiseren en anticiperen op seizoenswisselingen; je financiën zijn een bron van informatie. Niet alleen je dagelijkse transacties zijn belangrijk om te monitoren, ook een lange termijn overzicht zoals een financiële jaarplanning is cruciaal. Je kunt hiervoor het beste starten met een maandelijkse analyse die inzichtelijk maakt waar je bedrijf staat ten opzichte van de gestelde doelen. Wanneer je maandelijks je belangrijkste cijfers analyseert zie je sneller welke takken van je bedrijf meer aandacht nodig hebben, welke onderdelen groeien en dus kansrijk zijn. Ondanks dat er altijd onverwachte schommelingen zijn je kun je met analyses ook lange-termijn trends ontdekken door bijvoorbeeld periodes met elkaar te vergelijken.

3. Investeer in boekhoudsoftware of in een documentmanagementsysteem

Met de juiste software kun je jouw boekhouding efficiënter en digitaal inrichten. Online boekhoudprogramma’s zoals Moneymonk, e-Boekhouden of InformerOnline zijn ontwikkeld voor gebruikers zonder boekhoudkennis. Het is makkelijk in gebruik door de handleidingen en door slimme geprogrammeerde regels die voorkomen dat je fouten maakt. Welk boekhoudsysteem het beste bij jouw bedrijf past hangt af van verschillende factoren. Een andere belangrijke sleutel tot een goede boekhouding en groeiende cashflow is het efficiënt organiseren van al je documenten. Een documentmanagementoplossing kan je ook helpen om het financiële proces te versimpelen en te stroomlijnen. Je kunt hiermee je dagelijkse uitgaven, schulden, vorderingen, inkomsten en facturen beheren. Belangrijk voordeel is dat je minder tijd hoeft te besteden aan het afstemmen van je boeken en al je bestanden - van bonnen en facturen tot belastingformulieren – makkelijk kunt uitwisselen en delen met je accountant.

4. Begrijp de basics van accounting

Het maakt niet uit of je de boekhouding van je bedrijf wel of niet uitbesteedt, iedere ondernemer heeft er baat bij om de basics van accounting te begrijpen. Zo kun je continu een vinger aan de pols en je cijfers beter interpreteren. Dit klinkt misschien overweldigend, maar wij zetten de belangrijkste getallen voor je op een rij:

• Winst (netto-inkomen): het staat vaak onderaan je jaarrekening maar het is één van de belangrijkste posten: je winst- en verliesrekening. Winst laat zien hoeveel geld je hebt verdiend nadat je uitgaven zijn betaald. Kijk ook naar het verloop van je winst: hoeveel was je winst over de afgelopen 12 maanden?
• Accounts receivable: de som van je openstaande facturen, ofterwijl het geld wat je nog tegoed hebt van klanten.
• Winst per klant: dit getal is meestal niet heel makkelijk uit je boekhoudsysteem te halen. Om het te bereken deel je alle inkomsten van de klant door de kosten.
• Potentiële klanten in de pijplijn: is dit aantal te laag of veel lager dan eerst? Zorg dan dat je op tijd investeert in marketingactiviteiten om nieuwe potentiële klanten te bereiken

5. Overweeg een boekhouder

Kom je absoluut niet aan je boekhouding en zie je door de bomen het bos niet meer? Voor ondernemers zitten er altijd te weinig uren in een dag en die wil je besteden aan dingen waar je goed in bent. Als de boekhouding je veel energie en tijd kost, overweeg dan om het uit te besteden aan een accountant of financieel adviseur.
Het klinkt misschien als een dure uitgave, maar op de lange termijn kan het je ook weer geld en tijd opleveren. Een fijne boekhouder ontzorgt je, signaleert mogelijkheden, voorkomt dat je in de financiële problemen komt, betalingstermijnen mist en helpt je vooruitkijken.

Misschien heb je dit jaar plannen om je boekhouding te professionaliseren, maar twijfel je over de investering. Ook wanneer je tijdelijke financiële ruimte nodig hebt om dit soort investeringen te doen kun je bij New10 terecht voor een zakelijk krediet.