Checklist: in 6 stappen het perfecte bedrijfspand vinden

New10 - 19 augustus 2019

In de startfase van je onderneming heb je vaak weinig financiële ruimte en is investeren kantoorruimte meestal geen optie. Zodra je onderneming groeit begint vaak de zoektocht naar een bedrijfspand. Er zijn veel factoren die meespelen bij het vinden van een fijne plek en zaken waar je op moet letten. Denk aan de locatie waar je je wilt vestigen, je budget, kopen of huren en het bestemmingsplan. Keuzestress ligt op de loer en je wilt de juiste beslissing maken. Niet alleen om dat je voor langere tijd investeert, een optimaal kantoor of winkelpand is onmisbaar voor de groei van je onderneming. Ook voor je medewerkers is een goed kantoor van belang: een fijne werkplek heeft een positief effect op de productiviteit en het welzijn. Waar moet je over nadenken als je een kantoorruimte gaat zoeken en waar let je op als je ruimtes gaat bezichtigen? Van locatie tot huurcontract, in dit artikel lees je 6 stappen die jou op weg helpen bij het vinden van je ideale bedrijfspand.

Stap 1: Bepaal je ideale locatie & minimale eisen

Midden in de winkelstraat, naast een treinstation, in de buurt van koffietentjes of dichtbij je klanten. Voor iedere onderneming zijn andere voorwaarden belangrijk bij het vinden van de juiste locatie. Voor winkeliers geldt vaak dat klanten bepalen waar je je gaat vestigen. Ook wil je meestal niet om de hoek zitten bij de concurrent. Kortom, denk goed na wat voor jou als ondernemer de minimale eisen zijn voor de locatie en let hierbij vooral op bereikbaarheid en faciliteiten in de buurt.

Welke type bedrijfspand zoek je?

Ben je van plan een winkel of een horecazaak te openen? Dan vallen de panden die jij zoekt in de categorie middenstandsbedrijfsruimte. Het andere type bedrijfspand is de overige bedrijfsruimte, dat is voor ondernemers die een kantoorgebouw, opslagplaats of loods zoeken. Huur je een middenstandsbedrijfsruimte, dan is het belangrijkste verschil dat je als huurder beter beschermd bent. Vaak zijn er investeringen gedaan aan het pand dus kan de verhuurder het contract minder makkelijk verbreken.

Bepaal de functie van jouw bedrijfspand

Waar gaan jij en je medewerkers het bedrijfspand het meest voor gebruiken? Als je veel klanten over de vloer krijgt is het belangrijk dat je representatieve ontvangstruimtes hebt en dat de locatie makkelijk te bereiken is. Werken jouw medewerkers veel op kantoor, dan zijn goede voorzieningen en inspirerende werkplekken met veel licht belangrijk. Heb je veel opslagruimte nodig, dan kun je beter niet kiezen voor een pand midden in de stad met een hoge m2 prijs.

Stap 2: Betrek je medewerkers voor een betere keuze

Je bent als ondernemer vast niet de enige die ideeën heeft over het perfecte bedrijfspand. Heb je medewerkers, een zakenpartner of investeerders? Maak ze dan ook onderdeel van het traject door ze te vragen wat ze belangrijk vinden in een kantoorruimte: nabijheid van een treinstation, uitvalswegen of een inspirerende omgeving. Vraag bijvoorbeeld een top 3 uit, zodat je inzicht krijgt in wat belangrijk is voor jouw medewerkers. Maar vergeet ook niet vanuit managementperspectief te kijken: hoeveel m2 heb je minimaal nodig, hoeveel vergaderruimtes en hoeveel bureaus moet je kwijt kunnen? Op het moment dat je opzoek gaat naar een kantoor heb je alvast je wensenlijstje klaarliggen, waardoor je makkelijker de knoop kunt doorhakken.

Tip: In de grote steden vind je steeds meer gedeelde werkplekken, vaak bewoond door ambitieuze startups en zzp'ers. Niet alleen zijn dit soort ruimtes een stuk goedkoper om te huren, maar ook voor inspiratie en je netwerk zijn dit soort creatieve broedplaatsen vaak positief.

Stap 3: Financieel plan: huren of zakelijke hypotheek

Groeit je omzet, hoe zit het met je eigen vermogen en komen er grote investeringen aan? Maak een financieel plan voor de komende jaren om te bepalen hoeveel geld je beschikbaar hebt voor een bedrijfsruimte. Je kunt je geld maar één keer uitgeven. Als andere investeringen je meer opleveren dan een kantoorruimte aankopen, is huren de beste optie. Vuistregel die je kunt aanhouden is dat wanneer je minder dan 400m2 aan kantoorruimte nodig hebt, een bedrijfspand huren slimmer is. Aan zowel kopen als huren kleven nadelen. Zet voor jezelf op een rij wat voor jouw onderneming zwaarder weegt. Daarnaast is het belangrijk om je budget voor kantoormeubelen en een eventuele verbouwing of inrichting te bepalen. Ga er vanuit dat je minstens 10% van de jaarprijs van je kantoor aan de fit-out (bewoonbaar maken) kwijt bent.

Waterdicht huurcontract

Als je gaat huren, denk dan vooraf goed over de termijnen na. Voor hoe lang wil je jezelf vastleggen? Je hebt flexibele contracten bij gedeelde bedrijfspanden (zoals bij Tribes en Spaces) of vaste contracten (meestal voor 5 jaar) waar je over het algemeen een betere prijs krijgt. Ga je snel groeien, kies dan voor flexibel. Wanneer je weet dat je ergens voor lange tijd gaat zitten, is een vast contract financieel interessanter. Voor middenstandsbedrijfsruimten gelden er weer andere regels, je kunt een huurcontract aangaan voor twee jaar of 5+5 jaar. Leg alles schriftelijk goed vast en maak van tevoren goede foto’s van de gehuurde ruimte. Zo heb je de staat van het pand vastgelegd en krijg je geen discussies achteraf. Voorbeeldcontracten vind je hier. Over de huur van je bedrijfspand hoef je meestal geen btw te balen.

Tip: Het kan soms voordeliger zijn om de huurprijs toch te belasten met btw, op de site van de Belastingdienst vind je hier meer informatie over. Los van de btw mag je alle kosten die je maakt voor jouw bedrijfspand fiscaal aftrekken van de opbrengsten van jouw bedrijf.

Zakelijke hypotheek: eigen inleg nodig

Al jaren groeiende omzet en stabiele inkomsten, dan is je onderneming waarschijnlijk wat meer volwassen en kan een bedrijfspand kopen een goede investering zijn. Het pand blijft van jou, je kan het in de toekomst verhuren en je profiteert van de waardestijging. Je hebt wel flink wat eigen vermogen nodig om te kunnen kopen. Veel banken financieren maximaal 70% van de marktwaarde van een bedrijfspand.

Tip: Vanaf nu kun je een bedrijfspand financiering online aanvragen via New10. Na de aanvraag verloopt de opvolging en het verdere proces via ABN AMRO. Met de lancering van het bèta product werken we toe naar een sneller én meer digitaal proces.

Stap 4: Schakel een makelaar in

Je hebt nu nagedacht over je eisen en of je weet of je wilt kopen of huren: de echte zoektocht kan beginnen. Heb je hulp nodig bij het vinden van het bedrijfspand? Neem dan een (bedrijfs)makelaar in de arm – ze kennen de markt en weten panden te vinden die niet online staan. Een makelaar is ook op de hoogte van een juridische regels en kan je helpen je wensenlijstje aan te scherpen. Vraag je bedrijfsmakelaar om een longlist van maximaal 10 kantoren die aan je wensen voldoen en binnen je budget passen. Een goede start is om bijvoorbeeld de helft van deze longlist te bezoeken. Maak vervolgens een keuze uit deze lijst en bezoek deze kantoren voor een tweede keer.

Stap 5: Check het energielabel & het bestemmingsplan

Misschien heb je er nooit zo bij stil gestaan, maar let bij je zoektocht naar een bedrijfspand scherp op het energielabel. Per 1 januari 2023 moet namelijk elk kantoor groter dan 100m2 minimaal energielabel C hebben. Als het pand niet aan deze eisen voldoet, verliest het zijn functie als kantoor. Vooral wanneer je een bedrijfspand wilt kopen heeft deze milieueis flinke gevolgen.

Het bestemmingsplan

Probeer je hoofd koel te houden als je het perfecte pand hebt gevonden. Het bestemmingsplan kan namelijk nog voor problemen zorgen. De gemeente kan in de toekomst het gebied willen herinrichten of misschien mag je niet verbouwen omdat het een monumentaal pand is. Check daarom altijd het bestemmingsplan bij de gemeente en laat je goed informeren over de lange termijn plannen. Met welke regels krijg jij straks allemaal te maken en zijn er kosten aan verbonden?

Stap 6: Vergelijk de prijs en start met onderhandelen

Bij de keuze voor een bedrijfspand kun je beter niet over één nacht ijs gaan. Bezoek meerdere locaties om een goed beeld te vormen. Heb je geen makelaar die je adviseert, neem dan je teamleden of je zakenpartner mee. Heb je een pand op het oog en weet je de huurprijs of verkoopprijs? Bekijk dan ook wat de prijzen van vergelijkbare kantoorruimtes in de omgeving zijn.

Het perfecte bedrijfspand gevonden? Dan is het tijd om te onderhandelen. Het onderhandelingstraject vraagt om goede voorbereiding – lees het contract goed door, laat je (door je makelaar) adviseren en let op de kleine lettertjes. Zorg dat de onderhandeling over de huurprijs is afgerond voordat je tekent, want achteraf via een procedure de prijs laten aanpassen is vaak lastig.

Financiering voor jouw bedrijfspand

Ga je je oriënteren op een bedrijfspand en heb je daarvoor financiering nodig? Sindskort kun je bij New10 bedrijfspand financiering online aanvragen. Na je aanvraag verloopt het proces via ABN AMRO. Door deze samenwerking kunnen we leren van gebruikerservaringen. Met deze feedback werken we aan een sneller én meer digitaal aanvraagproces voor een bedrijfspand financiering.

Ontdek jouw mogelijkheden

Artikel delen