10 tips om je voorraadbeheer slim in te richten en je omzet te vergroten

Met slim voorraadbeheer voorkom je opslagkosten, zorg je voor meer omzet, betere marges en tevreden klanten. In dit artikel lees je handige tips en tricks van om je voorraad onder controle te krijgen.

Ben je de eigenaar van een webshop of winkel, dan heb je dagelijks te maken met voorraadbeheer. Voor de meeste ondernemers blijft het een uitdaging om de opslagkosten laag te houden en de jusite mix aan producten te vinden met goede winstmarges. Weet je jouw voorraad goed te managen, dan draagt dit bij aan het succes van je onderneming. Tegenwoordig kun je veel data uit voorraadsystemen halen die je helpen bij je voorraadbeheer.

1. Volg je voorraad

De eerste stap naar succesvol voorraadbeheer is het bijhouden en volgen van je voorraad. Alleen door alle verkopen en transacties bij te houden kun je betere inkoopbeslissingen maken. Met een automatisch kassasysteem kun je alles goed bijhouden en verkoopinformatie linken aan bijvoorbeeld je boekhoudprogramma.

2. Categoriseer je voorraadgegevens voor meer overzicht

Met de juiste gegevens over je voorraad houd je overzicht en vergaar je inzicht in hoe je producten presteren. Door je voorraad in te delen in categorieën, kun je zien welke productgroepen goed verkopen, wat de marges zijn bij verschillende leveranciers en waar de voorraad zich bevindt. Zo kun je op basis van data de juiste inkoop- en marketing beslissingen maken en je omzet vergroten. Hoe je je voorraad het beste kunt categoriseren is per bedrijf verschillend. Zorg dat je altijd bijhoudt wat de doorlooptijd van je voorraad is en zorg dat ieder productt een unieke code heeft, Stock Keeping Units (SKU). Ook informatie over het merk, seizoen, de leverancier en de voorraadkosten zijn handig om te registreren.

3. Houd een Ijzeren voorraad aan

Wanneer je je product niet (op tijd) kunt leveren verlies je klanten. Bepaal daarom de minimale hoeveelheid voorraad en zorg dat je dit minimaal aanhoudt om aan de vraag te voldoen. Vaak kun je een notificatie instellen in je voorraadsysteem als je onder een bepaalde hoeveelheid komt. Zo kun je meteen voorraad bijbestellen en hoef je geen nee te verkopen aan je klanten.

4. Maak wekelijks een rapportage.

Niks is zo veranderlijk als je omzet en je voorraad. Net als bij je administratie is het belangrijk dat je je voorraad continu monitort om tijdig te kunnen bijsturen. Maak wekelijks een voorraadrappportage zodat je kort op de bal kunt spelen en niet voor verrassingen komt te staan.

5. Speel in op seizoen, trends en op ontwikkelingen

Je omzetcijfers zijn afhankelijk van verschillende factoren en sommige producten zijn ook nog eens alleen te verkopen in een bepaalde periode. Als seizoensgebonden bedrijf is het belangrijk dat je zoveel mogelijk voorraad slijt in de drukke maanden. Zorg daarom dat je altijd vooruit kijkt naar trends en ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op je verkopen en de vraag naar je product. Je historische data kunnen je hierbij helpen. Zie je bijvoorbeeld dat je vorig jaar april veel zonnebrillen hebt verkocht, zorg dan dat je tijdig deze voorraad binnen hebt en dat je acties verzint om extra klanten naar je winkel te laten komen.

6. Breng je leveranciers goed in kaart

De meeste ondernemers werken met meerdere leveranciers, elk met hun eigen levertijden. Daarom is het verstandig om de productie lead times, de tijd tussen het plaatsen van je order tot levering in je magazijn, in kaart te brengen zodat je precies weet wanneer je wat in moet kopen. Ook wanneer je producten bijbestelt zijn de levertijden van belang. Consumenten zijn tegenwoordig gewend dat alles binnen no time geleverd wordt. Veel leveranciers hebben een minimale order hoeveelheid, MOQ’s, die je moet afnemen. Dit kan ervoor zorgen dat je de inkoop van je voorraad moet uitsmeren en goed moet plannen.

7. Analyseer je winstmarges

Producten die als warme broodjes over je (online) toonbank vliegen zijn niet altijd de items waar je het meest op verdient. Op het ene product heb je een hogere winstmarge dan op het andere. Je doet er dus als ondernemer goed om niet alleen naar de verkoopcijfers van producten te kijken, maar ook naar de winstmarges en omloopsnelheid. Breng in kaart wat je bestsellers zijn en welke producten extra aandacht nodig hebben. Deze producten kun je sneller verkopen door bijvoorbeeld marketing acties en door korting te bieden.

Hoe bereken ik mijn winstmarge?
Om de marge van een artikel te berekenen, trek je de kosten van het artikel af van de verkoopprijs. Om inzicht te krijgen in de totale kosten, neem je een gemiddelde van deze kosten of kijk je naar de individuele kosten per eenheid. Ook moet je weten wat de verkoopprijs is van je artikelen, inclusief eventuele kortingen die je ooit op het artikel hebt gegeven. Heb je deze informatie inzichtelijk, dan kun je bijvoorbeeld focussen op merken en leveranciers die de hoogste winstmargers hebben en je kortingacties beter managen.

8. Beheer je voorraad vanuit één systeem

Voorraaddata verzamelen vanuit meerdere bronnen kan een erg tijdrovende klus zijn. Daarnaast loop je meer kans om fouten te maken. Kies je voor een gecentraliseerd systeem voor het managen van je voorraadbeheer, dan begrijp je precies wat er met de voorraad gebeurt. Helemaal als je wilt uitbreiden of vanuit meerdere locaties verkoopt is één systeem onmisbaar . Voordelen van een gecentraliseerd systeem: • Je hoeft je voorraadinformatie slechts eenmalig in te voeren, in plaats van herhaaldelijk voor elke locatie; • Je maakt minder fouten omdat je tweemaal dezelfde voorraad verkoopt, en andere typische administratieve fouten; • Je werkt bestellingen efficiënter af en je kunt het voorraadpeil per locatie te monitoren.

9. Saneer tijdig voorraad die niet verkoopt

Naast bestsellers heb je altijd producten die tegenvallende verkoopresultaten laten zien. Wanneer je een flinke terugloop in de verkopen van een bepaald artikel tegenkomt, dan kan dat verschillende oorzaken hebben. Durf dan ook snel de beslissing te maken om dit product uit de scbapen te halen, zodat je niet langer kosten voor opslag betaalt.

10. Groei door met voorraadfinanciering.

Als ondernemer moet je leveranciers meestal vooruitbetalen en je ontvangt niet meteen geld van je klant. In de tussentijd heb je minder cash beschikbaar en kan het voorkomen dat je extra voorraad wil aankopen. Wanneer je tijdelijk te weinig geld in kas hebt, kan voorraadfinanciering van pas komen. Je kunt bijvoorbeeld een zakelijk krediet afsluiten, waar je flexibel uit kunt opnemen als je extra geld nodig hebt. Een andere mogelijkheid is debiteurenfinanciering of factoring, dan krijg je financiering op basis van je openstaande facturen.