Veel ondernemers krijgen te maken met langzame betalers en facturen staan gemiddeld 36,5 dag open (bron: Sprout). Een eerste stap om meer inzicht te krijgen in waarom dit gebeurt, is uitvragen hoe je klanten facturen het liefst ontvangen en betalen. Wat zijn andere dingen die je vandaag nog kunt doen om je klanten sneller te laten betalen? Lees onze tips en vergroot de kans op snelle betalingen!
Als er één ding is waar vrijwel alle ondernemers van dromen is het klanten die snel betalen. Wanneer je jouw facturen op tijd betaald krijgt, heb je genoeg cashflow om je bedrijf draaiende te houden en je personeel te betalen. Moet je continu wachten op betalingen van je klanten, dan zorgt het juist voor stress en kun je minder aandacht besteden aan andere belangrijke zaken binnen je bedrijf.
1. Stuur je facturen zo snel mogelijk
Wanneer je meteen je facturen stuurt, geef je het goede voorbeeld aan je klanten. Een late factuur geeft het signaal dat je het misschien niet zo nauw neemt met betalingen. Factureer meteen wanneer de producten of diensten van je bedrijf zijn ontvangen, dan verwacht je klant de factuur en is betalen top-of-mind. Hoe weet je zeker dat je klanten de factuur hebben ontvangen? Stel notificaties of vraag of ze je een bevestiging sturen bij ontvangst. Met een online facturatietool kun je facturen sneller opvolgen en betalingen eenvoudig tracken.
2. Bekijk de mogelijkheden voor e-facturering
Met elektronisch factureren zorg je voor meer betaalgemak voor je klanten: een goed middel om betalingen sneller te innen. Een elektronische factuur is een digitaal e-bestand (dus geen PDF) dat automatisch van het ene systeem elektronisch verwerkt wordt in het andere systeem. Zo zorg jij ervoor dat je factuur sneller bij de juiste persoon is én tegen lagere kosten.
3. Voorkom geschillen met een kosteninschatting vooraf
Als je klant het niet eens is met je factuur of vraagtekens zet achter bepaalde kosten kan dit flinke vertraging in betaling veroorzaken. Ook zorgt het voor ongemakkelijke situaties die de relatie met je klant kunnen schaden. Dit kun je voorkomen door voorafgaand aan een project of het verzenden van producten een kostenraming of een offerte te maken. Deze inschatting of offerte moet dezelfde informatie bevatten als je factuur: prijzen, deadlines en betalingsvoorwaarden zodat je klanten niet verrast zijn als ze de definitieve factuur binnen krijgen.
4. Laat niks aan de twijfel over
Je factuur zo specifiek mogelijk maken kan helpen bij snelle betalingen. De inhoud van je factuur moet geen vragen oproepen bij je klanten. Zorg bijvoorbeeld dat je de geleverde diensten en producten zo gedetailleerd mogelijk beschrijft. Heb je een project afgerond, vermeldt dan de uren en dagen waarin het werk is geleverd.
5. Zorg voor heldere betalingsvoorwaarden
Om de looptijd van je facturen te verkorten is het belangrijk om glasheldere betalingsvoorwaarden op te nemen in je facturen. De betalingstermijn moet niet allen duidelijk zijn, maar ook bovenaan of op een duidelijk plek op je factuur staan. Deze termijn is het startpunt voor verdere gesprekken met je klanten. In de meeste sectoren is een betalingstermijn van 30 dagen gebruikelijk, maar je klanten moeten natuurlijk altijd de optie hebben om eerder te kunnen betalen. Als je rente wilt heffen op late betalingen, dan moet dit duidelijk in je betalingsvoorwaarden staan. Neem dan ook in je factuur op vanaf welke datum de extra kosten of rente ingaan. Extra kosten voor te laat betalen is voor veel klanten waarschijnlijk al reden genoeg om te zorgen voor een snelle afhandeling.
6. Creatief met betaalafspraken: aanbetalingen & korting
Het is vast niet het eerste waaraan je denkt om je openstaande facturen sneller te verwerken: je klanten om een aanbetaling vragen en vervolgens het resterende bedrag bij levering laten betalen. Deze maatregel zorgt ervoor dat je cashflow constant blijft en je het openstaande bedrag gespreid ontvangt. Het lijkt het misschien een grote vraag om bij je klanten neer te leggen, maar het kan juist zorgen voor sterke klantrelaties op de lange termijn. Je kunt ook om een gedeeltelijke betaling te vragen wanneer er bepaalde kosten zijn gemaakt, mijlpalen zijn behaald of een deel van de bestelling is geleverd. Een andere mogelijkheid is om snelle betalingen te stimuleren is je klanten korting geven voor vroege betalingen, bijvoorbeeld wanneer ze binnen een week of 30 dagen betalen. Geef niet te veel korting, 2% of 4% moet genoeg zijn om je klanten te overtuigen snel te betalen.
7. Biedt meerdere betalingsmogelijkheden aan
Neem een voorbeeld aan e-commerce partijen en accepteer verschillende betalingsmanieren zoals creditcard, Ideal, Paypal of overboekingen. Het is steeds gebruikelijker om digitale betalingen en nieuwe technologieën aan je bedrijf te koppelen en daardoor ook gemakkelijker. Groot voordeel is dat je met meerdere betalingsmanieren je de kans op onmiddellijke betalingen van je klanten vergroot.
8. Zorg voor een consistente follow-up van facturen
Neem je betalingsvoorwaarden als basis om te bepalen wanneer je de eerste opvolging doet na een onbetaalde factuur. Je kunt overwegen om een reminder email te sturen of je klant te bellen. Heb je een geautomatiseerde tool voor je facturen, maak dan gebruik van de voordelen en automatiseer je betalingsherinneringen: dit scheelt je veel tijd. Houden de betalingsproblemen langer aan dan een paar maanden? Stel dan een schema of protocol op met extra maatregelen zoals emails, telefoontjes en heffing van extra kosten en zorg dat je eraan houdt.
9. Leg je dienstverlening zo nodig stil
Je hebt betalingen van je klanten nodig, maar andersom zijn jouw klanten net zo afhankelijk van jouw diensten of producten. Als je nog steeds werkt voor een klant die achter is met zijn betalingen, bereid je dan voor om werk stilt e leggen – of weiger op een vriendelijke manier nieuwe projecten of bestellingen. Als je deze maatregel vooraf communiceert met je betalingsvoorwaarden komt niet als een verrassing voor je klant.
10. Weet wanneer je een incassobureau moet inhuren
Als je zelf al lange tijd achter je facturen aanzit zonder resultaat, wordt het tijd om het proces uit handen te geven aan een incassobureau. Doe je onderzoek en bekijk vooraf welke bureaus redelijke voorwaarden hebben. Houd er ook rekening mee dat je een deel van het geïncasseerde geld moet afstaan. Waarschijnlijk zorgt deze stap er voor het eind van je klantrelatie, maar soms heb je geen andere keus.
