Geldzaken

Jaarrekening opstellen: handige tips & templates

Rosanne van Veldhuisen

New10

Voor veel ondernemers is het deze periode weer vaste kost: de jaarrekening opmaken en indienen bij de Kamer van Koophandel (KvK). Of je het nu zelf opstelt of uitbesteedt aan je boekhouder of adviseur, het helpt als je jouw administratie op orde hebt en tijdig begint met de voorbereiding. We helpen je graag op weg met tips en geven je inzicht in veelvoorkomende fouten in het boeken van posten.

5 tips om je jaarrekening eenvoudiger op te stellen en fouten te voorkomen

1. Efficiënter werken met een boekhoudprogramma.

Als beginnende ondernemer was een Excel bestand voor je administratie misschien nog voldoende. Toch is het handmatig bijhouden van je administratie foutgevoeliger en vooral bij een complexere bedrijfsvoering en veel transacties niet houdbaar. Tegenwoordig zijn er allerlei eenvoudige boekhoudprogramma’s die je leven makkelijker maken en die je helpen om geautomatiseerd facturen en bankafschriften in te boeken. De meeste administratieprogramma's kosten maar een paar tientjes per maand en kunnen je veel tijd schelen. Handige administratie tools zijn MoneyMonk, ABN AMRO Boekhouden, Jortt, Exact, Ficsus, ReeLeeZee en Think.

2. Win tijdig advies in bij lastige balansposten
Sommige gebeurtenissen of kosten zijn lastig te categoriseren. Zorg dat je niet wacht tot het einde van het boekjaar om advies in te winnen over deze posten. Wanneer je kosten verkeerd boekt kan het bij het opstellen van je jaarrekening problemen geven. Vraag de hulp van een boekhouder, financieel adviseur of administratiekantoor: zij kunnen je helpen om je administratie op orde te krijgen.

Heb je op financieel vlak niet genoeg kennis in huis en is je jaarrekening iedere jaar een struggle? Overweeg dan om het opstellen volledig uit te besteden aan een adviesbureau.

3. Zorg dat je posten goed onderbouwd zijn
Heb je je administratie op orde, dan bouw je vanuit hier de verschillende posten van de balans op. Zorg er altijd voor dat je iedere balanspost duidelijk kunt onderbouwen met documenten, facturen of andere bewijzen.

4. Voorkom het verkeerd boeken van kosten
Niet alle kosten of gebeurtenissen zijn eenvoudig weg te zetten op je balans. Boek je posten verkeerd dan betekent het dat jezelf of je adviseur meer tijd kwijt bent kloppend te krijgen. Wij zien dat vaak fouten worden gemaakt bij de volgende posten:

  • Vooruitbetaalde kosten Deze kosten horen nog niet bij de uitgaves van het huidige jaar, maar moeten als vooruitbetaald op de balans worden gezet.

  • Nog te betalen kosten
    Dit zijn gemaakte kosten, waarvan de factuur nog niet is ontvangen. Deze kosten moeten als nog te betalen kosten op de balans worden gezet en als kosten in de winst en verliesrekening.

  • Activeren van uitgaven
    Grotere uitgaven zoals de aanschaf van een laptop of machine worden niet in één keer als kosten geboekt, maar worden geactiveerd en afgeschreven.

5. Download handige templates
Ga je zelf aan de slag met het maken van de jaarrekening? Online zijn er handige templates te vinden die je hierbij een handje helpen. Deze vind je bijvoorbeeld op de sites Boekhouden in Excel, Finn Models Lab, Jaarrekeningen in Excel.

Wat is een samenstellingsverklaring?

Als je de hulp van een financieel adviseur inschakelt bij het opstellen van je jaarrekening, ontvang je een samenstellingsverklaring. Dit is in verklaring waarin de adviseur beschrijft wat de opdracht was, zijn taken en de verantwoordelijkheden van jou als ondernemer. Bij een controleopdracht controleert een accountant de jaarrekening die de onderneming is opgesteld en geeft een controleverklaring af. Deze controleverklaring is alleen verplicht voor bedrijven met omzet boven de 12 miljoen.

Ondernemen in crisistijd: inspiratie voor je bedrijf

Ben jij benieuwd hoe je slimmer kunt ondernemen en jouw bedrijf door de coronacrisis heen navigeert? We helpen je op weg met relevante kennis en expertinzichten over geldzaken, financiering, tech en innovatie. Mis geen groeikans en schrijf je in!

  • Tips & tricks om slimmer te ondernemen
  • Alles over financiering en geldzaken
  • Interviews met inspirerende ondernemers
  • 1x per maand groei inspiratie in je mailbox